La boîte à outils du consultant

Quels sont les outils utiles lorsqu'on est consultant, et que l'on souhaite communiquer avec ses clients ? Voici une liste non exhaustive d'outils testés et approuvés pour gérer une activité, gagner du temps et automatiser ses process de travail. En bonus, vous trouverez des outils dédiés aux consultants formateurs.

Les outils d'organisation

Gérer son temps, c'est le nerf de la guerre.

Voici les outils que vous pouvez utiliser pour organiser vos activités :

• Notion pour faire des to-do lists mais aussi des listes de lecture, des plans d'action, suivre chaque projet et faire son CRM. J'utilisais auparavant Trello, plus simple à mettre en place mais limité au niveau des fonctionnalités (même avec la version payante). Ces outils permettent aussi de vider sa charge mentale, puisqu'on peut y noter tout ce qui nous passe par la tête. Si vous êtes sur Trello et que vous voulez passer sur Notion, sachez que Notion propose d'importer vos data Trello. Idéal, car un changement d'outil peut être déstabilisant, surtout si vous travaillez en équipe. J'avais détaillé mon utilisation de Trello dans cet article.

• Toggl, pour tracker son temps. On a un rapport très intuitif au temps passé et on ne se rend pas forcément compte du temps qu'on passe sur Instagram, ou à travailler sur tel projet. C'est très important d'avoir une vision claire de la manière dont on dépense son temps puisque c'est notre ressource la plus précieuse.

• Calendly. Pour les rendez-vous, je vous conseille d'utiliser un outil qui permet à vos interlocuteurs de prendre directement rendez-vous avec vous dans votre agenda.

Les outils de gestion et de communication

Gérer une entreprise, des finances à la communication, c'est tout un art. Heureusement quelques outils nous sauvent la vie !

• Tiime. Pour la gestion de mon entreprise, j'utilise cet outil qui permet de créer des devis et des factures et qui automatise la comptabilité. Adieu aussi la gestion des notes de frais : il suffit de scanner les tickets et d'envoyer les factures par email. On m'a recommandé de nombreuses fois Freebe, également.

• Swello. Pour planifier vos posts sur les réseaux sociaux en un seul endroit, Swello est l'outil idéal, adapté à toutes les bourses et présentant des fonctionnalités intéressantes telles que le calendrier des posts ou encore l'analyse des performance.

• Feedly. Pour faire sa veille sur son secteur en un temps record.

• Convertkit. Pour les séquences emails automatisées, les newsletters et également l'envoi de livres blancs et autres guides.

Les outils pour les formateurs

Pour les consultants qui sont également formateurs, voici ma toolbox d'outils magiques.

• Zoom. Pour les formations c'est l'outil que j'utilise (avec l'abonnement payant). Il y a également une fonctionnalité webinaire. Zoom permet d'enregistrer les réunions, ce qui est idéal si vous souhaitez créer un replay de la réunion pour les personnes absentes. Vous pouvez également synchroniser Google Agenda et Zoom pour les envois d'invitation.

• Digiforma. J'utilise cet outil pour gérer le CRM des formations de Social Media Lab. En effet, en tant qu'organisme de formation certifié Qualiopi, je dois fournir des preuves de qualité selon un certain nombre de critères et cet outil est idéal pour centraliser toutes les informations sur les formations, éditer les conventions de formation, créer des quizzes. J'aime beaucoup la fonctionnalité qui permet de créer un extranet pour chaque participant puisque cela permet de partager des ressources comme les supports de formation et de donner les infos pratiques.

• Kajabi. C'est l' outil que j'utilise pour héberger Social Media Expert, la formation pour les consultants en communication et social media managers qui veulent développer des compétences avancées pour développer leur activité et qui sera lancée en février. C'est un des outils qui possèdent le plus de fonctionnalités, comme la création de pages de ventes.

• Coggl. Un outil pour créer des cartes mentales, très utile en formation, pour échanger sur des informations complexes et collaborer avec les participants en classe virtuelle.

N'hésitez pas à partager en commentaire les outils que vous utilisez et que vous trouvez utiles dans votre quotidien de consultant.